Ratgeber
Individualsoftware oder SaaS: Wann sich Eigenes rechnet — mit Rechenbeispiel
Nicht der Monatspreis entscheidet, sondern Nutzerzahl, Laufzeit und die Frage, wie viele Ausnahmen Ihr Ablauf kennt. Mit einer Formel zum Nachrechnen.
Stand: 18. August 2026 · MCP Baldux
Ein Abonnement lohnt sich, solange Ihr Ablauf dem entspricht, wofür das Produkt gebaut wurde; eine eigene Anwendung lohnt sich, sobald die Nutzerzahl hoch, die Laufzeit lang oder die Zahl der Ausnahmen groß genug ist, dass Sie ohnehin daneben in Tabellen arbeiten.
Die Kriterien, an denen die Entscheidung wirklich hängt
Der Vergleich wird meist als Preisfrage geführt und ist keine. Ein Abonnement kostet pro Nutzer und Monat, eine eigene Anwendung kostet einmalig im Bau und danach den Betrieb. Beide Kurven kreuzen sich irgendwann — wo, hängt an vier Größen.
- Nutzerzahl. Beim Abonnement wächst der Preis mit jedem Konto, beim Eigenbau nicht. Zehn Nutzer und zweihundert Nutzer sind zwei verschiedene Rechnungen.
- Laufzeit. Software, die fünf Jahre laufen soll, verträgt einen einmaligen Bau. Software für ein halbes Jahr nicht.
- Passgenauigkeit. Zählen Sie die Ausnahmen, für die heute eine Tabelle danebenliegt. Jede davon ist ein Stück Ablauf, das das Produkt nicht kennt.
- Datenhoheit. Wo liegen die Daten, wer kommt heran, und was passiert, wenn Sie kündigen? Beim Eigenbau ist das eine Vertragsfrage mit dem Betreiber Ihres Servers, beim Abonnement eine mit dem Anbieter.
Ein fünftes Kriterium wird meist erst spät wichtig: Wettbewerbsrelevanz. Ein Ablauf, den alle in Ihrer Branche gleich fahren — Lohnabrechnung, Buchhaltung, Postausgang — gehört in ein Standardprodukt. Ein Ablauf, der Sie von den anderen unterscheidet, gehört Ihnen und nicht in ein Formular, das für tausend Betriebe entworfen wurde.
Das Rechenbeispiel: eine Formel statt erfundener Zahlen
Für die Abonnementseite gibt es keine ehrliche Zahl, die für alle stimmt — Preise reichen von wenigen Euro bis zu dreistelligen Beträgen je Nutzer und Monat, und Zusatzmodule verschieben sie noch einmal. Deshalb steht hier eine Formel mit einer Variablen: X ist Ihr tatsächlicher Preis je Nutzer und Monat, N die Zahl der Nutzer.
| Posten | Abonnement | Eigene Anwendung |
|---|---|---|
| Einstieg | Einrichtung, Datenübernahme, Schulung | Analyse kostenlos, danach Bau |
| Laufend | X € × N Nutzer × 12 Monate je Jahr | Server ab ca. 5 € / Monat, Weiterentwicklung nach Bedarf |
| Bau | entfällt | 25 – 40 Freigaben für ein kleines Vorhaben, also ein bis zwei Monate Start zu 1.900 € |
| Nach vier Jahren | X × N × 48 | Bau einmalig + 48 × Betrieb + was Sie an Änderungen beauftragt haben |
Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein, und die Entscheidung wird sichtbar. Ein kleines Vorhaben im Managed-Abo kostet ein bis zwei Monatsbeiträge zu 1.900 €; danach fällt nur noch der Betrieb an, plus das, was Sie an Weiterentwicklung beauftragen. Auf der anderen Seite steht X × N × 48 für vier Jahre. Der Punkt, an dem sich die Kurven schneiden, liegt bei den meisten Betrieben früher, als sie vermuten — vor allem, wenn N zweistellig ist.
Was in keiner Rechnung steht und trotzdem zählt: die Zeit, die heute in den Tabellen neben dem Produkt versickert. Wer sie schätzt, sollte sie mit dem internen Stundensatz multiplizieren und in die linke Spalte schreiben.
Der Normalfall ist die Kombination
In der Praxis ist die Frage selten ein Entweder-oder. Buchhaltung, Lohn und Postausgang bleiben im Standardprodukt; die Anwendung, die Ihren Ablauf abbildet, wird daneben gebaut und über eine Schnittstelle angebunden. Das ist meist die günstigste Lösung, weil die teuren Standardbereiche nicht nachgebaut werden.
Voraussetzung ist, dass die Schnittstelle von Anfang an geplant wird: Welche Daten fließen in welche Richtung, welches System ist bei Widerspruch führend, und was passiert, wenn die Gegenstelle nicht antwortet. Diese drei Fragen entscheiden über einen großen Teil des Aufwands — und in Abonnementvergleichen fehlen sie meist.
Die Frage, die vor der Unterschrift kommt: Wem gehört was?
Beim Abonnement ist die Antwort eindeutig: Sie mieten die Nutzung, die Software gehört dem Anbieter, Ihre Daten gehören Ihnen. Bei einer eigenen Anwendung ist die Aufteilung feiner, und genau deshalb gehört sie schriftlich in den Vertrag.
Ihre Anwendung gehört Ihnen: Sie nutzen sie, betreiben sie, lassen sie weiterentwickeln, hosten sie selbst oder lassen hosten. Das Baldux-Framework darunter bleibt unser Eigentum und ist für genau diese Anwendung unbefristet lizenziert — kein Weiterverkauf, keine Unterlizenz, kein Herauskopieren, keine Nutzung in anderen Projekten, auch nicht durch andere Agenturen oder Ihre Mitarbeitenden. Änderungen am Framework fallen an Baldux; die Entwicklungsplattform und die Engine werden nie ausgeliefert. Einzelheiten: AGB Ziffer 12–17 und /lizenz.
Praktisch heißt das: Sie könnten die Anwendung morgen von einer anderen Agentur weiterentwickeln lassen, ohne uns zu fragen. Was Sie nicht dürfen, ist das Framework darunter herauslösen und in einem anderen Projekt verwenden. Diese Trennung ist der Grund, warum der Bau überhaupt zu diesen Preisen möglich ist.
Häufige Fragen zu Individualsoftware und SaaS
Ab wann lohnt sich Individualsoftware gegenüber einem Abonnement?
Wenn X × N × 48 über vier Jahre den einmaligen Bau plus Betrieb übersteigt — oder früher, sobald neben dem Produkt ohnehin in Tabellen gearbeitet wird. X ist Ihr Preis je Nutzer und Monat, N die Nutzerzahl. Die zweite Bedingung schlägt in der Praxis meist zuerst zu.
Was ist der Unterschied zwischen Standardsoftware und Individualsoftware?
Standardsoftware wird für viele Unternehmen vorgefertigt und lizenziert; sie ist im Einstieg günstig und passt zu Abläufen, die überall gleich laufen. Individualsoftware bildet genau die Abläufe ab, an denen sich ein Betrieb unterscheidet, und gehört ihm. Der Unterschied liegt in Passgenauigkeit, Gesamtkosten und Abhängigkeit.
Können wir beides parallel betreiben?
Das ist der Normalfall. Buchhaltung und Lohn bleiben im Standardprodukt, die eigene Anwendung deckt Ihren Ablauf ab und wird über eine Schnittstelle angebunden. Wichtig ist, vorher festzulegen, welches System bei widersprüchlichen Daten führend ist.
Was kostet ein kleines Vorhaben bei Ihnen?
Ein kleines Vorhaben liegt bei 25 – 40 geprüften Freigaben — das entspricht ein bis zwei Monaten der Einstiegsstufe zu 1.900 € im Monat. Als abgeschlossenes Vorhaben ohne Abo beginnt der Festpreis bei 8.900 €. Die Analyse davor ist kostenlos.
Was passiert mit unseren Daten, wenn wir wechseln wollen?
Bei einer eigenen Anwendung liegen sie auf Ihrem Server, dessen Vertrag auf Ihren Namen läuft — ein Wechsel ist eine technische Aufgabe, keine Verhandlung. Beim Abonnement hängt es davon ab, welches Ausfuhrformat der Anbieter anbietet; das gehört vor der Unterschrift geklärt.