KI im Unternehmen einführen: 10 Schritte vom Ablauf zur eigenen Software

Wo die meisten Unternehmen gerade stehen

Nach der IKT-Erhebung des Statistischen Bundesamts nutzte 2025 etwas mehr als ein Viertel der Unternehmen in Deutschland künstliche Intelligenz — 23 % der kleinen, 36 % der mittleren und 57 % der großen. Der Digitalverband Bitkom kommt für Unternehmen ab 20 Beschäftigten auf 36 %, nach 20 % im Jahr zuvor.

Aussagekräftiger als die Nutzungsquote sind die Hürden. Bitkom nennt für 2025 Rechtsunsicherheit und fehlendes Know-how gleichauf bei je 53 % der Befragten. Beides sind keine Technikfragen, und beide lassen sich nicht durch die Wahl eines Modells lösen — sondern durch Festlegungen, die vor dem Einsatz getroffen werden: wer darf was, wer prüft, was wird protokolliert.

Zwei Erhebungen, zwei Prozentwerte: Das Statistische Bundesamt rechnet ab 10 Beschäftigten, Bitkom ab 20. Die Zahlen widersprechen sich nicht — sie messen unterschiedliche Grundgesamtheiten.

Die zehn Schritte

1. Einen Ablauf auswählen, der oft genug vorkommt. Zweimal im Jahr lohnt keine Software; wöchentlich und über Abteilungen hinweg lohnt sie fast immer.
2. Den Ablauf beschreiben, wie er wirklich läuft — samt der Ausnahmen, die seit Jahren mündlich weitergegeben werden. Das ist der Schritt, den alle abkürzen wollen und der am meisten spart.
3. Die Datenfrage klären: Welche Objekte gibt es, wie hängen sie zusammen, und welches System ist bei Widerspruch führend. Diese Entscheidung korrigiert man später am teuersten.
4. Rollen und Rechte festlegen: Wer darf lesen, wer ändern, wer freigeben — und auf welcher Grundlage. Falsch aufgesetzt ist das ein Datenschutzproblem, kein Komfortthema.
5. Schnittstellen samt Fehlerfall planen. Der Normalfall ist einfach; die Architektur entscheidet sich daran, was passiert, wenn die Gegenstelle nicht antwortet.
6. Nicht-Ziele aufschreiben. Was bewusst nicht gebaut wird, senkt den Preis oft am stärksten — und muss auch nicht geprüft und gepflegt werden.
7. Abnahmekriterien vorher festlegen, je Funktion. So streitet hinterher niemand darüber, ob geliefert wurde.
8. Bauen lassen und dabei prüfen. Die Prüfung gehört an jeden Schritt, nicht ans Ende — und sie muss von dem Modell getrennt sein, das gebaut hat.
9. Übergeben und betreiben: Quellstand in Ihr Verzeichnis, Anwendung auf Ihren Server, Vertrag auf Ihren Namen. Wer betreibt und wer überwacht, wird vorher vereinbart.
10. Messen. Vergleichen Sie den neuen Ablauf mit dem, den Sie in Schritt zwei beschrieben haben — dieselbe Messgröße, dieselbe Einheit, drei Monate später.

Auffällig an dieser Reihenfolge ist, wie spät die Technik vorkommt. Die Schritte eins bis sieben sind Entscheidungen über den eigenen Betrieb; erst danach wird gebaut. Genau deshalb liegt bei uns die Beratung vor der Entwicklung und ist Teil derselben Kette: Was in Schritt drei bis sieben festgelegt wird, ist die Vorgabe, gegen die anschließend gebaut, geprüft und abgenommen wird.

Welche Prozesse sich eignen — und welche nicht

Ein Unterschied wird dabei fast immer geklärt: Automatisierung führt feste Regeln aus, KI entscheidet unter Unsicherheit. Die meisten Vorhaben brauchen beides — Regeln für den Normalfall, ein Modell für die Fälle, die sich nicht als Regel schreiben lassen. Und beide Anteile brauchen dieselbe Prüfung, bevor sie auf echte Daten losgelassen werden.

Wo ein fertiges Produkt Ihren Ablauf abbildet, ist es die günstigere Wahl — das sagen wir auch im Termin. Der Bruch kommt dort, wo Ihr Ablauf Ihr Wettbewerbsvorteil ist und die Standardsoftware ihn nur mit Umwegen abbildet.

Was schriftlich geregelt sein sollte, bevor es losgeht

Drei Festlegungen tragen den größten Teil dessen, was unter KI-Governance fällt, und keine davon ist aufwendig.

• Eine Übersicht, welche KI-Systeme im Haus überhaupt laufen — einschließlich der Werkzeuge, die einzelne Mitarbeitende selbst benutzen.
• Eine Festlegung, wer welche Ergebnisse freigibt, bevor sie Wirkung nach außen entfalten.
• Eine Aufzeichnung, die angehängt und nicht überschrieben wird, damit sich später nachlesen lässt, wie eine Entscheidung zustande kam.

Was daraus rechtlich folgt, hängt an Rolle und Risikoklasse und lässt sich nicht pauschal beantworten; für die Bewertung Ihres Falls ist Ihre Rechtsabteilung oder eine Kanzlei zuständig. Die Einordnung der europäischen KI-Verordnung samt Fristen steht im Lexikon.

Was der Einstieg kostet

Ein kleines Vorhaben — etwa ein Kundenportal mit Login, Auftragsübersicht und Dokumentenabruf — liegt bei 25 – 40 geprüften Freigaben, ein mittleres bei 60 – 100. Verbindlich wird die Zahl nach der Analyse, die kostenlos ist und zu nichts verpflichtet. Für KI-Vorhaben gibt es in Deutschland, Österreich und der Schweiz Förderprogramme von Bund und Ländern; welche passen, klärt Ihr Steuerberater oder die zuständige Förderbank.